Fakturaunderlag för hantverkare – ur offert och ÄTA

Ett fakturaunderlag för hantverkare börjar i det kunden redan har godkänt. Då behöver ingen leta fram offerten och tilläggen när jobbet är klart, och kundens personnummer och bostad finns redan i Zimla när ROT ska med.

Kort svar

Ett fakturaunderlag i Zimla är raderna kunden har godkänt: den signerade offerten och slutförda ÄTA, med moms, ROT-avdrag och vad kunden ska betala. Med Fortnox blir det en faktura, med ROT när jobbet har ROT, och betalstatusen hämtas tillbaka. Med Blikk blir det en betalplan, och utan koppling skriver ni ut underlaget. Läget i Zimla november 2026.

Faktagranskad internt · Zimla AB står för innehållet · Uppdaterad 1 november 2026 · Så faktagranskar vi

Faktureringen

Från godkänt till betalt

Fakturaunderlaget kommer ur det kunden redan har godkänt.

  1. 01 · UnderlagetUr offert och ÄTADet kunden har signerat, inget skrivs in igen.
  2. 02 · ROTNio uppgifterSkatteverkets lista, att bocka av en efter en.
  3. 03 · StoppenInnan det blir felÄTA som inte är slutförd, minus eller saknat personnummer.
  4. 04 · VägarnaTre vägarFortnox, Blikk eller utskrift, och vad som skiljer.

Varför blir faktureringen efterhängsen?

Faktureringen blir efterhängsen när samma siffror ska skrivas in en gång till efter att jobbet är klart. Det är då misstagen sker:

  • fakturan byggs om från offerten för hand,
  • ett tillägg som kunden sa ja till på plats kommer aldrig med,
  • ROT-avdraget räknas på fel belopp eller saknar personnumret,
  • ingen ser om kunden har betalat utan att logga in i bokföringen.

Ett vanligt läge är att jobbet blir klart en fredag och fakturan blir liggande i veckor, för att någon först måste leta fram offerten och tilläggen.

Vad behöver ett faktureringsprogram för hantverkare klara?

Ett faktureringsprogram för hantverkare behöver klara fyra saker:

  • fakturan ur det kunden har godkänt, alltså offerten och de tillägg som är klara,
  • en kontroll innan något skickas, så att inget tillägg är öppet och ingen offert väntar,
  • ROT med de uppgifter Skatteverket kräver för att betala ut avdraget,
  • export till bokföringen och betalstatusen tillbaka.

Zimla gör underlaget och skickar det vidare. Själva fakturan bokförs i ert ekonomisystem.

Vilka fyra steg går fakturaunderlaget igenom?

Fakturaunderlaget i Zimla går igenom fyra steg från godkänd offert till betald faktura: kontrollen, underlaget, fakturan och betalningen. Varje steg sker på projektet, så inga siffror skrivs om från offerten.

Från godkänd offert till betald faktura

  1. Kontrollen

    Zimla visar en kontrollista när jobbet ska avslutas, med offerter som väntar och ÄTA som är öppna.

  2. Underlaget

    Ni kryssar i offerten och de slutförda ÄTA:na, och Zimla räknar moms, ROT och vad kunden betalar.

  3. Fakturan

    Underlaget går till Fortnox eller Blikk, eller skrivs ut och markeras som fakturerat. Då låses det.

  4. Betalningen

    Från Fortnox hämtar Zimla betalstatusen. Utan koppling markerar ni själva fakturan som betald.

Läget i Zimla november 2026.

Hur blir hantverkarens offert ett fakturaunderlag?

Hantverkarens offert blir ett fakturaunderlag genom att Zimla tar de offerter kunden har accepterat, en rad per offert och en per ÄTA, med belopp exklusive moms, moms och total. Raderna är en ögonblicksbild av det kunden har signerat, så ingenting skrivs in en gång till. Ni väljer med kryssrutor vad som ska med.

Momsen är offertens moms, normalt 25 % på hela beloppet (moms på offerten). Har en offert ROT delas den upp i arbetet, per typ av arbete och med timmarna, och i material och övrigt.

Ett räknat exempel: målning av väggar och tak i ett rum på 15 kvm, 11 500–15 000 kr exklusive moms, och en ÄTA för punktlagning av taket på 1 100–1 500 kr blir ett underlag på 15 500–20 500 kr inklusive moms, där ROT drar av 3 600–4 600 kr och kunden betalar 12 000–16 000 kr.

Hur blir ROT rätt på fakturan?

ROT blir rätt på fakturan när arbetet står för sig, med typ av arbete och timmar, och avdraget är högst 30 % av arbetet inklusive moms. Har offerten ROT och är kunden en privatperson skickar Zimla fakturan till Fortnox som en ROT-faktura, annars som en vanlig faktura. ROT-fakturan till Fortnox får:

  • arbetsraderna som husarbete, med Skatteverkets arbetstyp och timmarna,
  • övriga rader, som material och framkörning, som inte husarbete,
  • skattereduktionen per person: kundens personnummer och den som delar avdraget, med beloppet delat lika och högst 50 000 kr per person och år,
  • bostaden från projektet, med fastighetsbeteckning eller föreningens organisationsnummer.

Saknas kundens personnummer, eller stämmer det inte, stoppas fakturan, eftersom Skatteverket inte betalar ut ROT utan det. Reglerna för kunden och avdraget: ROT-reglerna för hantverkare.

Faktura med rotavdrag i exemplet

  1. Underlaget inklusive moms15 500–20 500 kr

    Offerten och ÄTA:n för målningen i rummet på 15 kvm.

  2. ROT-avdrag3 600–4 600 kr

    30 % av arbetet inklusive moms, draget direkt på fakturan.

  3. Kunden betalar12 000–16 000 kr

    Elektroniskt, så att avdraget gäller. Resten begär firman från Skatteverket.

Varje belopp är ett eget spann ur samma kalkyl, så att dra av spannen går nästan men inte exakt jämnt ut.

Vad ska stå på en faktura med rotavdrag?

En faktura med rotavdrag bör enligt Skatteverkets lista för rot- och rutfakturor ha nio uppgifter. Bredvid varje står var den finns i Zimlas underlag, så att ni kan bocka av dem:

0 av 9 klara

Företaget ska ha F-skatt när avtalet ingås eller när kunden betalar, och kunden ska betala elektroniskt för att få avdraget (Skatteverket).

Vad kontrolleras innan projektet faktureras?

Zimla går igenom en kontrollista innan fakturaunderlaget skapas:

  • att det finns en accepterad offert, alltså en som kunden har signerat digitalt eller godkänt,
  • att ROT-underlaget är komplett, med personnummer och bostadens uppgifter,
  • att inga skickade offerter väntar på svar,
  • att inga ÄTA är öppna,
  • att inget offertutkast är inaktuellt efter en ändring i kalkylen.

Utom den accepterade offerten är punkterna varningar: ni ser vad som saknas och bestämmer själva. Kundtavlan påminner med «Dags att fakturera» när jobbet är klart.

När stoppar Zimla fakturan?

Zimla stoppar fakturan när den skulle bli fel, och säger varför vid knappen innan ni trycker:

  • ingen post är vald,
  • en vald ÄTA är inte slutförd,
  • en ÄTA går på minus och ska hanteras som kreditnota,
  • fakturan har ROT och kundens personnummer saknas eller är fel.

Ett underlag som har fakturerats låses, så samma offert eller ÄTA kan inte faktureras två gånger. Resten av kontrollistan är varningar. Ett arkiverat projekt får inget nytt underlag.

Hur kommer ÄTA med i fakturaunderlaget?

En ÄTA kommer med i fakturaunderlaget när den är slutförd, och fyra regler håller tilläggen rätt:

  • en slutförd ÄTA står som egen rad med sitt namn, till exempel «ÄTA 1 – punktlagning av tak», och en öppen ÄTA kan inte väljas,
  • de ÄTA som följer med markeras som fakturerade när fakturan skapas, så att inget tillägg faktureras två gånger,
  • en ÄTA som sänker priset, så att den går på minus, blir ingen fakturarad utan en kreditnota i ekonomisystemet,
  • projektet har ett underlag åt gången, och det tar hela offerten; en ÄTA som blir klar efter att underlaget har gått till Fortnox eller Blikk faktureras i ekonomisystemet.

Utan koppling kan ni ångra markeringen tills fakturan är betald och ta med ÄTA:n. Hur tilläggen räknas och godkänns: ÄTA och tilläggsarbete. Hur en ÄTA ändrar slutfakturan enligt avtalet: ÄTA-arbete.

Hur kopplas offerten till Fortnox eller Blikk?

Ett offertprogram som kopplar till Fortnox gör att ni slipper skriva fakturan två gånger, och Zimla kopplas till Fortnox eller Blikk i inställningarna. Till Fortnox blir underlaget en faktura som inte är bokförd, med ROT om jobbet har ROT, och där granskar, skickar och bokför ni den. Till Blikk blir det kund, projekt och en betalplan, och fakturan skapar ni i Blikk. Tabellen visar skillnaderna, också mot att skriva ut underlaget.

Resten av flödet, från kalkyl till signering, står under Zimlas funktioner.

Vad som händer med fakturaunderlaget
FortnoxBlikkUtan koppling
Vad Zimla skaparen faktura som inte är bokfördkund, projekt och betalplanen utskrift av underlaget
Där fakturan skickasi Fortnoxi Blikki ert ekonomisystem
ROT på fakturanhusarbete och skattereduktion per personläggs på i Blikkuppgifterna står på utskriften
Betalstatus i Zimlahämtas med Uppdatera betalstatuskontrolleras i Blikkni markerar fakturan som betald
ÄTA markeras faktureradejajaja
Går att ångra i Zimlanejnejja, tills fakturan är betald

Läget i Zimla november 2026. Kopplingarna slås på i inställningarna.

Går det utan Fortnox eller Blikk?

Utan Fortnox eller Blikk skriver ni ut fakturaunderlaget ur Zimla, skapar fakturan i ert eget ekonomisystem och markerar den som fakturerad i Zimla. Underlaget låses då och ÄTA:na räknas som fakturerade. Det går att ångra tills fakturan är betald.

Utskriften är ett underlag och ingen faktura. Den har:

  • raderna med belopp exklusive moms, momsen och summan inklusive moms,
  • ROT-avdraget och vad kunden ska betala, om jobbet har ROT,
  • betalningsvillkoret, och förfallodagen när underlaget är markerat som fakturerat,
  • bankgiro eller Swish,
  • en specifikation per offert och ÄTA med kundens signering.

Är kunden ett företag påminner utskriften om omvänd byggmoms, men underlaget har offertens moms, så en faktura utan moms gör ni i ekonomisystemet.

Hur vet man om fakturan är betald?

Med Fortnox hämtar Zimla fakturans status när ni trycker Uppdatera betalstatus: skickad och obetald, förfallen eller betald, med saldo och förfallodag. Statusen syns på projektet och på kundtavlan. Med Blikk kontrollerar ni fakturan i Blikk, och utan koppling markerar ni själva fakturan som betald. När en privatperson ska betala, och när förskott eller a conto får tas, står i offert, kostnadsförslag och anbud.

Så har vi räknat

Samma kalkyl som hantverkarna använder

Exemplet är räknat med katalogens tider och material för målning av väggar och tak i Zimla, samma rum som på prisguiden för målning, Zimlas standardtimpris för målare, ett antaget påslag på 15 % på materialet och framkörning två arbetsdagar. ÄTA:n är katalogens punktlagning av tak och ryms i samma två dagar.

ROT är 30 % av arbetet inklusive moms. Varje belopp är räknat exakt och visas som ett spann från 10 % under till 15 % över, eftersom varje firma räknar med egna timpriser. Varje spann är avrundat för sig, så att dra ROT-spannet från underlagets spann ger nästan, men inte exakt, det kunden betalar.

Källor

  1. Skatteverket: Hur ska en faktura för rot- eller rutarbete vara utformad? – personnummer, F-skatt, typ av arbete, var och när, fastighet eller bostadsrätt, fördelningen på arbete, material och övrigt, moms och skattereduktionens storlek. Hämtad 31 oktober 2026.
  2. Skatteverket: Så fungerar rotavdraget för företag – högst 30 % av arbetskostnaden inklusive moms, högst 50 000 kr per person och år, F-skatt, elektronisk betalning och ansökan senast 31 januari året efter betalningen. Hämtad 31 oktober 2026.
  3. Zimla: Målning av ett rum på 15 kvm med en ÄTA, räknad med katalogens tider och material – exemplets spann, räknade med katalogens tider och material och Zimlas standardtimpris för målare. Hämtad 31 oktober 2026.

Vanliga frågor

Kan Zimla fakturera?

Zimla tar fram fakturaunderlaget från offert och ÄTA. Det går till Fortnox, där fakturan skickas och bokförs, till Blikk som en betalplan, eller skrivs ut till ert eget ekonomisystem.

Är Zimla ett faktureringsprogram?

Inte i sig. Zimla gör underlaget av det kunden har godkänt; själva fakturan skickas från Fortnox, Blikk eller ert eget ekonomisystem och bokförs i ekonomisystemet.

Kan Zimla kopplas till Fortnox?

Ja. Zimla kopplas till Fortnox i inställningarna och skickar underlaget dit som en faktura, med ROT om jobbet har ROT, och hämtar betalstatusen tillbaka.

Vad är ett fakturaunderlag?

Ett fakturaunderlag, också kallat faktureringsunderlag, är raderna som ska faktureras – här offertens poster och slutförda ÄTA med delsumma, moms och total – innan fakturan skapas i bokföringsprogrammet.

Vad ska ett fakturaunderlag innehålla?

Zimlas fakturaunderlag har kund, arbetsplats, utförandetid, rader med belopp exklusive moms, moms, ROT-avdrag om jobbet har ROT, betalningsvillkor och en specifikation per offert och ÄTA med kundens signering.

Kommer ROT med på fakturan?

Ja, till Fortnox som husarbete med skattereduktion per person, och på utskriften med uppgifterna Skatteverket vill se. Till Blikk följer ROT inte med.

Hur vet jag om fakturan är betald?

Med Fortnox hämtar Zimla status, saldo och förfallodag när ni trycker Uppdatera betalstatus. Med Blikk kontrollerar ni fakturan i Blikk, och utan koppling markerar ni den som betald i Zimla.

Vem står bakom sidan

Zimla AB står för innehållet på den här sidan. Martin Staudinger skrev texten, och Simon Gustafsson faktagranskade regler, tal och funktioner internt mot källorna. Zimla AB gör programmet Zimla, som sidan länkar till. Hittar du ett fel? Säg till, så rättar vi det och skriver ut vad som ändrades.

Så faktagranskar vi · Rättelser · Kommersiellt intresse · Kontakt

Läs vidare
För hantverkare

Från offert till faktura i samma flöde.

Prova gratis i 14 dagar Se funktionerna