CRM för hantverkare – alla jobb på en tavla

En hantverkare behöver ett CRM när offerterna ligger i mejlen och anteckningarna i telefonen. Då tappar firman jobb utan att märka det.

Vi som står bakom Zimla har själva jobbat som hantverkare och drivit byggfirma. Vi har lagt fem–sex timmar på en offert och sedan inte vetat om kunden ens har öppnat den. Det är där jobben försvinner:

Kunder är en av delarna i Zimla, och alla delar står under Funktioner.

Ett CRM för en byggfirma är ett kundregister som också vet var varje jobb står. Bocka av det ert nuvarande sätt klarar:

Varje punkt som saknas är ett ställe där ett jobb kan tappas utan att någon märker det.

Ett jobb i Zimla hamnar på tavlan Kunder som utkast när projektet skapas, och flyttar sig sedan av det som händer. Ni skickar offerten, kunden signerar och ni startar jobbet. Kunden säger ja genom att signera, se Signera offert digitalt.

Ett nej flyttar jobbet till Förlorad, med ett skäl om ett finns. Kalkylen sparas, så att ni kan öppna den igen.

Kunder i Zimla har sex steg: Utkast → Offert ute → Godkänd → Pågår → Klart, och Förlorad vid sidan av. Tavlan visar jobben som kort och tabellen samma jobb i rader. Klart och Förlorad visar de senaste 90 dagarna, och äldre jobb står kvar i tabellen.

Ni drar ett kort till nästa steg, och Zimla kör samma väg som i resten av appen:

Flyttar ni ett kort ser ni först vad som händer och om något saknas, till exempel en e-postadress innan offerten kan gå ut. Jobbet flyttas ett steg i taget. Ett signerat jobb ändras med ÄTA, se ÄTA och tilläggsarbete.

Överst på tavlan står vad jobben är värda exklusive moms: allt i tavlan, utkasten, offerterna som är ute och orderstocken, alltså det som är godkänt eller pågår.

Offertuppföljning i Zimla börjar under Offert ute, där offerterna som väntar på svar ligger. På varje kort syns om kunden har öppnat offerten och hur många gånger. Så håller tavlan koll på vilka offerter som är skickade, utan att någon för en lista.

Knappen Väntar på dig visar bara jobben där ni behöver göra något. För en offert som är ute gäller två tider:

På båda raderna påminner ni kunden direkt från kortet. Jobbet står sedan som Påmind i sju dagar och kommer tillbaka om kunden fortfarande inte har svarat.

Påminnelsen utgår från er egen mall och går med e-post, eller med SMS där SMS är påslaget. När ni ska ringa och vad ni skriver står i guiden Följa upp offert.

Väntar på dig gäller alla steg, inte bara offerterna. Ett jobb hamnar där när nästa drag är ert: en fråga från kunden, en start som inte är planerad eller ett jobb som har varit klart i upp till 30 dagar utan faktura.

Korten som väntar på er står först i varje kolumn, och på telefonen är Väntar på dig ett eget filter. Siffran på knappen är antalet jobb, så att ni ser på en sekund om allt är hanterat.

Ett förlorat jobb får ett av fyra skäl i Zimla: För dyrt, Valde en annan firma, Skjuter på jobbet eller Annat. Ni väljer skälet när ni drar kortet till Förlorad.

Kunden kan också tacka nej själv i offertlänken. Då väljer kunden ett skäl om hen vill – För dyrt, Valde annan hantverkare, Skjuter upp projektet eller Inte aktuellt längre – och kan skriva några ord till er. Skälet syns på kortet.

Vårt råd är att läsa skälen för förlorade offerter en gång i kvartalet. Står det «för dyrt» eller «priset var högre än förväntat» på många jobb, se över timpriset i Timpris för hantverkare 2026. Står det «valde en annan firma», jämför hur snabbt offerterna gick ut.

ROT-uppgifterna i Zimla sitter på projektet, eftersom de hör till arbetsplatsen: boendeform, föreningens namn och organisationsnummer, lägenhetsnummer eller fastighetsbeteckning. En kund med flera bostäder har därför uppgifterna per projekt.

Personnumret sparas på kunden. Kunden fyller i det vid signeringen när offerten har ROT, och ni kan fylla i eller rätta det i kundpanelen. Den som delar avdraget anges också. Uppgifterna följer med till offerten och fakturaunderlaget.

Projektet visar Komplett eller hur många uppgifter som saknas, så att ni ser det innan fakturan ska ut. På fakturan bör bland annat kundens personnummer och fastighetsbeteckning, eller föreningens organisationsnummer och lägenhetsnummer, finnas (Skatteverket). Mer om reglerna: Rotavdrag i offerten.

Ett kalkylark eller ett enkelt kundregister räcker så länge någon för in varje offert för hand. Det som saknas är det som händer efter utskicket: om kunden har öppnat, när det är dags att påminna och varför jobbet gick förlorat.

Ett separat CRM behövs inte när kunden, projektet och offerten redan hänger ihop. Kunden har sina projekt, projektet har sin kalkyl och offert, och offerten har sitt svar. Kundhantering och offert blir samma arbete, och inget förs över mellan två system.