1. Personuppgiftsansvar
Zimla AB, org.nr 559421-4545, Munkholmsvägen 57, 193 40 Sigtuna, är personuppgiftsansvarig för behandlingen av kontouppgifter, abonnemangsuppgifter, supportärenden och teknisk användningsdata. För personuppgifter som ett kundföretag lägger in om sina kunder, projekt och kontakter är kundföretaget normalt personuppgiftsansvarigt och Zimla personuppgiftsbiträde.
2. Uppgifter som behandlas
Vi behandlar bland annat:
- namn, e-post, telefon, företagsuppgifter
- inloggnings- och behörighetsdata
- faktureringsuppgifter
- projekt- och offertdata, uppladdade filer
- supportkommunikation
- tekniska loggar om enhet, webbläsare, sidvisningar och säkerhetshändelser
För intern användningsanalys ersätts nätverksadress och webbläsarsignal med en envägshash innan uppgiften sparas. Ungefärligt land och region kan bestämmas lokalt från nätverksadressen; rå nätverksadress, koordinater och exakt ort lagras inte i trafikanalysen. När Zimla AI används behandlas även användarens meddelanden, relevanta delar av företagets arbetsdata, verktygsåtgärder och AI-genererade svar.
3. Ändamål och rättslig grund
Uppgifterna används för att leverera tjänsten och fullgöra avtal (se användarvillkoren), administrera betalning, skydda konton, ge support, uppfylla rättsliga skyldigheter och förbättra tjänstens tillförlitlighet. Behandlingen grundas på avtal, rättslig förpliktelse eller berättigat intresse beroende på ändamålet. När Zimla behandlar ett kundföretags projekt- eller kunddata som personuppgiftsbiträde sker behandlingen enligt kundföretagets instruktioner och personuppgiftsbiträdesavtal.
4. Zimla AI
Zimla innehåller en AI-assistent som tydligt presenteras som Zimla AI. Assistenten kan, inom den inloggade användarens behörighet, använda chattmeddelanden och relevant kontext från exempelvis projekt, kunder, rum, kalkyler, offerter, kalender och supportärenden för att besvara frågor, lämna förslag och utföra begärda åtgärder i tjänsten.
Zimla anlitar externa leverantörer av AI-språkmodeller för att behandla de meddelanden och den arbetskontext som behövs för en begäran samt generera svar. Aktuell leverantör, var behandlingen sker och vilket överföringsstöd som används anges i avsnitt 6. Zimla begränsar kontexten till vad som bedöms relevant för uppgiften, och leverantörerna får inte använda innehållet för att träna sina modeller. Kunden ska inte lämna känsliga personuppgifter eller andra särskilt skyddsvärda uppgifter till AI-assistenten om det inte är nödvändigt, lagligt och förenat med lämpliga skyddsåtgärder.
Utveckling av Zimlas modeller. Zimla kan anonymisera sparade offerter och kalkyler och använda uppgifter om arbetsmoment, valda alternativ, mängder, tider och offertsummor för att förbättra kalkylunderlag och träna Zimlas egna modeller. Vid anonymiseringen tas namn, kontaktuppgifter, adresser, fritext och alla kopplingar till kund, projekt och användare bort innan uppgifterna används. Behandlingen sker internt hos Zimla. Rättslig grund för anonymiseringen är Zimlas berättigade intresse av att utveckla tjänsten.
5. AI-förslag och automatiserade beslut
Zimla AI kan föreslå, sammanställa och på användarens begäran skapa eller ändra arbetsunderlag. AI-svar kan vara felaktiga eller ofullständiga och ska granskas innan de används, godkänns eller skickas vidare. Zimla AI fattar inte beslut som enbart genom automatiserad behandling har rättsliga följder för en person eller på liknande sätt påverkar personen betydligt.
6. Leverantörer och överföringar
Zimla kan anlita leverantörer för AI, drift, lagring, e-post, betalning, support och skydd mot automatiserat missbruk. För Zimla AI används för närvarande OpenAI (OpenAI, L.L.C., USA) via dess API; överföringen stöds av EU–US Data Privacy Framework och konversationer lagras inte hos leverantören utöver vad som krävs för att besvara begäran. Vid registrering används Cloudflare Turnstile för att bedöma om formuläret används av en människa. Cloudflare kan då behandla tekniska uppgifter som IP-adress, enhets- och webbläsarsignaler samt information om säkerhetskontrollen. Leverantörer får endast behandla uppgifter enligt avtal och dokumenterade instruktioner. Om uppgifter behandlas utanför EU/EES används ett giltigt överföringsstöd och lämpliga skyddsåtgärder.
7. Lagringstid
Uppgifter sparas så länge kontot eller kundrelationen är aktiv och därefter så länge det behövs för avtal, bokföring, säkerhet, rättsliga anspråk eller avtalad export och radering. Trafikobservationer sparas normalt i upp till 90 dagar. Chattinnehåll i Zimla AI sparas normalt i upp till 180 dagar efter den senaste aktiviteten. När en användare rensar chatten schemaläggs innehållet normalt för radering inom 24 timmar, om det inte måste bevaras på grund av en pågående åtgärd, säkerhetsutredning, rättslig skyldighet eller rättsligt anspråk. Projekt, offerter, supportärenden och andra poster som skapats genom chatten är separata verksamhetsuppgifter och raderas inte när chatten rensas. Säkerhetskopior raderas enligt ordinarie rotationsschema.
8. Dina rättigheter
Du kan:
- begära tillgång, rättelse, radering, begränsning eller dataportabilitet
- invända mot viss behandling
- lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten
När uppgifterna tillhör ett kundföretags projekt ska begäran i första hand riktas till kundföretaget.
10. Personerna bakom Zimla på webbplatsen
Zimla publicerar namn, foto och titel för Simon Gustafsson, Martin Staudinger och Simon (bara förnamnet) på webbplatsen, och för alla tre också deras bakgrund. Det sker med deras samtycke, som de kan återkalla. Simon Gustafssons och Martin Staudingers e-post och telefon visas bara när en besökare klickar på knappen «Visa e-post och telefon».
För att begränsa antalet anrop till 20 per timme och adress sparar knappen besökarens IP-adress i form av en hash, tillsammans med antalet anrop, i serverns cache. Uppgiften raderas automatiskt en timme efter det första klicket och används inte till något annat. Behandlingen grundas på Zimlas berättigade intresse av att skydda uppgifterna mot automatiserad insamling.
11. Kontakt
Integritetsfrågor och begäranden skickas till info@zimla.io eller per post till Zimla AB, Munkholmsvägen 57, 193 40 Sigtuna. Väsentliga ändringar av policyn publiceras här med nytt versionsdatum.